Persondatapolicy
Information om vår hantering av dina personuppgifter.
Syftet med Esofts persondatapolicy är att förklara hur vi samlar in, behandlar och skyddar personuppgifter.
Esoft har en tydlig ambition att minimera hanteringen av dina personuppgifter så mycket som möjligt, och att skapa en stor transparens i förhållande till de uppgifter som behandlas. Nuvarande policy har också som syfte att upplysa dig om vilka av dina personuppgifter vi hanterar, hur hanteringen görs och vilka rättigheter du själv kan utnyttja.
Om du har frågor eller invändningar gällande hanteringen av dina personuppgifter, är du alltid välkommen att ta kontakt med oss. Kontaktuppgifterna kan bl.a. hittas i sista delen av denna policy.
Hantering av personuppgifter
När du valt en mäklare som använder Esoft, samlar vi in följande personuppgifter:
- Syfte: Dina personuppgifter används för att kontakta dig gällande leverans av produkter/tjänster som du beställt/köpt av din mäklare
- Vilka typer av personuppgifter vi hanterar: Namn, adress, telefonnummer och e-postadress
Den rättsliga grunden för vår hantering av dina personuppgifter är följande:
- Om det är nödvändigt med hänsyn till uppfyllande av ett kontrakt, som du eller mäklaren är delaktig i.
- Om det är nödvändigt för att vi ska följa en rättslig skyldighet, t.ex. i samband med bokföringslagen.
Var dina personuppgifter kommer ifrån:
- Direkt från dig
- Från din mäklare
- Från andra källor som är offentligt tillgängliga
Vi kan vidarebefordra dina personuppgifter under följande omständigheter:
- Till koncernbundna företag samt övriga samarbetspartners
- Till leverantörer vi samarbetar med för att stötta vår verksamhet, t.ex.:
- Leverantörer av tjänster, teknisk support och kundservice.
- Leveranstjänster
- Om det krävs i samband med domstolsbeslut eller gällande lagstiftning.
Överförning till mottagare i tredje land, hädanefter internationella organisationer:
- Dessa personuppgifter kommer som ett led i utarbetandet av våra tjänster/produkter bli tillgängliga av databehandlare utanför EU och EES, sedan bildredigering etc. görs i koncerninterna företag i Vietnam. som av EU-kommissionen anses vara tredje land. I överensstämmelse med dataskyddslagens artikel 46, stycke 5, har Esoft säkrat att de nödvändiga garantierna och rättigheterna är på plats för dig som kund i det gällande landet. Detta har gjorts genom att följa EU-kommissionens riktlinjer för överförande som kräver att Esoft ingått EU-kommissionens standardavtal med dess dotterföretag i Vietnam (efter artikel 46, stycke. 2, punkt c,). Detta säkrar att de nödvändiga riktlinjerna respekteras av Esoft.
Lagring av dina personuppgifter:
- I samband med leverans av våra produkter/tjänster kommer vi lagra dina personuppgifter i upp till 6 år efter avslutat kundförhållande i enlighet med bokföringslagen, om det inte finns speciella grunder till att spara informationen under en längre period.
Dina rättigheter
Du har enligt dataskyddslagen ett antal rättigheter gällande vår hantering av uppgifter om dig.
Om du vill utnyttja dina rättigheter ska du kontakta oss.
Rätt till att se uppgifter (rätt till insyn)
Du har rätt till att få insyn i de uppgifter vi hanterar om dig, samt en mängd ytterligare uppgifter.
Rätt till rättelse (rättelse)
Du har rätt att få oriktiga uppgifter om dig rättade.
Rätt till radering
I särskilda fall har du rätt att få uppgifter raderade om dig, innan tidpunkten för våra allmänna raderingar sker.
Rätt till begränsning av hantering
Du har i vissa fall rätt att få hanteringen av dina personuppgifter begränsad. Om du har rätt till att få hanteringen begränsad kan vi framledes endast hantera uppgifterna – bortsett från lagring – med ditt samtycke, eller med hänsyn till rättsliga krav, eller gällande eller försvaras eller för att skydda en person eller viktiga företagsintressen.
Rätt till invändning
Du har i vissa fall rätt till att göra invändningar mot vår eller den lagliga hanteringen av dina personuppgifter.
Rätt till att överföra uppgifter (dataportabilitet)
Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, samt få dina personuppgifter överförda från en dataansvarig till en annan utan förhinder.
Du kan läsa mer om dina rättigheter i Datatilsynets vägledning om de registrerades rättigheter, som du hittar på www.datatilsynet.dk
Regler
De regler som gäller för Esofts hantering av dina personuppgifter hittar du i:
Persondatalagen (till den 25 maj 2018)
Dataskyddsförordningen (efter den 25 maj 2018)
Dataskyddslagen (efter den 25 maj 2018)
Vi är dataansvariga – hur kontaktar du oss?
Esoft är dataansvariga för hanteringen av de personuppgifter vi har tagit emot om dig. Du hittar våra kontaktuppgifter här nedan.
Danmark
Företagsnamn: Esoft Danmark A/S
Adress: Skibhusvej 52C, 3th floor, 5000 Odense C
Org. Nr: DK-30280458
Telefon: +45 70 222 466
E-postadress: info.dk@esoft.com
Sverige
Företagsnamn: Esoft Sverige AB
Adress: Stigbergsliden 5, 414 63 Göteborg
Org. Nr: SE-556720-7468
Telefon: +46 (0) 31-303 10 50
E-postadress: info.se@esoft.com
Dokumentuppgifter
Detta är version 1 av Esofts persondatapolicy framtagen 16-05-2018.
Integritetspolicy vid rekrytering
Vi uppmanar dig att läsa vår ”integritetspolicy vid rekrytering” så att du som ansöker om jobb hos oss känner till vår integritetspolicy i samband med detta.
Som ett led i vår rekryteringsprocess bearbetar vi dina personuppgifter enligt denna integritetspolicy. Esoft Systems A/S, Skibhusvej 52C, 5000 Odense, Danmark, CVR-nr. 25362195, är dataansvarig för personuppgifter som registreras och bearbetas som en del av rekryteringsprocessen. Esoft samarbetar med HR-Skyen.dk som är databehandlare åt Esoft i relation till aktuellt rekryteringssystem.
Bearbetning av data i rekryteringsprocessen
För att kunna bedöma din ansökan bearbetar vi upplysningar, inklusive personuppgifter, som vi får av dig med din ansökan och ditt CV. Vi rekommenderar att du inte anger känsliga personuppgifter i din ansökan såsom information om etniskt ursprung, religion, medlemskap i fackföreningar, sexuell läggning, hälsotillstånd och dylikt.
När du söker jobb hos oss, ger du ditt samtycke till att personuppgifterna får bearbetas i samband med detta.
I relation till rekryteringsprocessen genomför vi intervjuer med fokus på dina yrkesrelaterade och personliga förmågor samt aktuella arbetsuppgifter. Vi informerar även om Esoft som arbetsplats.
Vi antecknar några av uppgifterna som framkommer vid intervjuerna. Det är endast relevanta uppgifter som vi använder för att bedöma om du ska erbjudas en anställning. Dessa upplysningar behandlas konfidentiellt och sparas tillsammans med din ansökan.
Vi informerar dig om jobbet kräver att du genomför personlighetstester eller liknande. Resultaten av sådana tester behandlas konfidentiellt, men de ingår i vår bearbetning av din ansökan.
Inhämtning av övriga uppgifter och referenser
Som ett led i rekryteringsprocessen efterfrågar vi ofta fler uppgifter om den sökanden eller de sökande som vi anser är bäst kvalificerade för jobbet. I samband med detta kan vi utifrån relevanta faktorer söka efter offentligt tillgänglig information på Internet inklusive sociala medier. Det kan även vara så att vi ber dig att skicka oss mer information.
Vill vi inhämta mer information om dig från din nuvarande eller tidigare arbetsgivare, referensinformation, ber vi dig först om ditt medgivande. Om du inte samtycker, inhämtar vi inte någon referensinformation. Du ska däremot vara medveten om att ifall vi nekas rätten till att inhämta referensinformation, kan det innebära att du får avslag på din ansökan.
Om du erbjuds ett jobb på Esoft, kan du dessutom bli ombedd att lämna en kopia av ditt kriminalregister eller ge oss samtycke till att inhämta ditt privata kriminalregister. Denna information behandlas också konfidentiellt och sparas i din personalakt.
Lagringsperiod
Om du erbjuds anställning inom en av Esoft-gruppens företag, kommer din ansökan och andra personuppgifter som inhämtats i samband med rekryteringen att ingå i din medarbetarakt.
Om du får avslag på din ansökan, sparar vi din ansökan och eventuella andra personuppgifter som erhållits i samband med rekryteringsprocessen under en period av 6 månader efter avslaget. Vi tillåter oss även att kontakta dig om det finns ett arbetstillfälle som matchar din profil vid senare tillfälle. Din ansökan och eventuella andra personuppgifter raderas automatiskt från vår databas efter 6 månader om du inte återaktiverar ansökan igen för ytterligare sex månader. Du får en påminnelse med en länk till återaktivering och uppdatering av dina uppgifter före slutet av perioden.
Hälsoupgifter
Vi kan i undantagsfall be dig om dina hälsouppgifter. Det kan vara relevant i situationer då en sjukdom har stor inverkan på förmågan till att fullfölja en anställning.
Bedöms det som absolut nödvändigt att inhämta hälsouppgifter, kommer vi att ange vilka sjukdomar eller symtom på sjukdomar som vi vill få information om. Naturligtvis respekterar vi alla begränsningar och restriktioner som lagar ställer på inhämtning av hälsouppgifter.
Utälmnande av personuppgifter
I händelse av att vi använder externa företag i samband med rekryteringsprocessen – inklusive rekryteringsföretag, leverantörer av personlighetstester och dylikt – kommer du att informeras om och kan ge ditt samtycke till detta i samband med rekryteringen. Utlämnandet av dina personuppgifter till eventuella tredje parter omfattas av skriftliga dataprocessoravtal med berörda parter som efterlever gällande regler. Esoft kontrollerar att anlitade databehandlare har erforderlig IT-säkerhet.
Dina personuppgifter kan vid behov lämnas ut till andra dotterbolag i Danmark, Sverige, Spanien och Vietnam. Eftersom våra dotterbolag omfattar ett företag som är beläget i ett land utanför EU / EES, har Esoft Systems A / S ingått överföringsavtal baserat på den Europeiska kommissionens standardklausuler för att säkerställa en tillräcklig nivå av dataskydd i samband med överföringar.
Dina rättigheter
Alla medgivande som du har gett oss i samband med ansöknings- och / eller rekryteringsprocessen kan återkallas när som helst av dig genom att kontakta oss. Om du återkallar ditt samtycke, avslutar vi bearbetningen av dina personuppgifter om vi inte har rätten till att fortsätta att bearbeta och lagra dina personuppgifter utifrån annan grund.
Du har rätten till att ta del av alla personuppgifter som vi har om dig, dock med vissa lagstadgade undantag. Du har också rätten till att invända mot inhämtning och vidare bearbetning av dina personuppgifter. Dessutom har du rätten till att begära att bearbetning av dina personuppgifter begränsas, att de korrigeras eller under vissa omständigheter raderas.
Dessutom har du i vissa fall rätten till att erhålla alla personuppgifter som vi har registrerat om dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt be oss att överföra dessa uppgifter till annan dataansvarig.
Om du vill utnyttja dina rättigheter eller om du har några frågor om denna integritetspolicy eller bearbetningen av dina personuppgifter, kan du kontakta oss på hr@esoft.com.
Om du har klagomål som avser vår bearbetning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på hr@esoft.com. Du kan även lämna in ett klagomål till Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 Köpenhamn, Danmark, www.datatilsynet.dk.
***
Maj 2018, version 1.0